La contabilità di una casa di riposo non coincide con il bilancio di fine anno. È una catena che ogni mese trasforma presenze in rette, rette in fatture e fatture in incassi. Se un anello si inceppa, il bilancio lo scopre con mesi di ritardo. Qui seguiamo la catena nell’ordine, e alla fine trovi che cosa chiedere a un software prima di sceglierlo.
Dalla presenza alla fattura: la catena mensile
Tutto parte dall’anagrafica dell’ospite e dal suo contratto. Da lì, ogni mese, si ripete la stessa sequenza.
- Presenze e assenze: giorni in struttura, ricoveri in ospedale, rientri in famiglia.
- Calcolo della retta: quota base secondo il contratto, più gli extra consumati nel mese.
- Intestatario: a chi va la fattura. All’ospite, a un familiare, al Comune, o a più soggetti insieme.
- Emissione e invio, con fattura elettronica quando prevista.
- Incasso e riconciliazione con l’estratto conto della banca.
Un errore al primo passo si trascina fino all’ultimo. Per questo l’anagrafica va tenuta pulita: un indirizzo sbagliato o un intestatario non aggiornato producono fatture che nessuno paga.
Chi paga cosa: famiglia, Comune, ASL
La difficoltà vera sta qui. In una casa di riposo la retta di un singolo ospite può essere divisa fra più pagatori, ognuno con tempi e documenti propri.
Per un ospite privato la retta ricade in genere su di lui o sulla famiglia. In altri casi interviene il Comune con un’integrazione. Per un posto convenzionato la retta si scompone in una quota sanitaria a carico del servizio sanitario e in una quota alberghiera a carico di ospite o Comune, con una rendicontazione verso l’ente. Come funziona il flusso pubblico lo spiega la guida alle convenzioni ASL per le RSA.
Se la tua struttura ha ospiti in regimi diversi, la contabilità deve tenerli separati fin dall’inizio. Rimetterli in ordine dopo è un lavoro da settimane.
Il trattamento fiscale non lo decide il software
IVA, imposta di bollo, modalità di invio dei dati sanitari: dipendono dalla natura della prestazione, dalla forma giuridica del gestore e dal tipo di pagatore. Non li stabilisce il programma e non li stabiliamo noi in un articolo. Li stabilisce il tuo commercialista.
Quello che puoi pretendere dal software è che applichi la regola che lui indica, e che lo faccia sempre allo stesso modo. Prima di acquistarlo, fai provare tre casi reali: un privato, un ospite con pagatore multiplo, un’assenza per ricovero. Se il risultato non coincide con quello del commercialista, il software non è adatto.
Ci sono poi due voci che vanno tracciate a parte e non mescolate alla retta: cauzioni o depositi versati all’ingresso, e anticipi di spese per conto dell’ospite (farmaci, parrucchiere, trasporti). E una regola scritta sulla morosità: dopo quanti giorni parte il sollecito, chi lo manda, quando si passa a un colloquio con la famiglia.
Dalla contabilità al controllo di gestione
Quando le fatture escono giuste, i dati diventano utili. Il numero che noi mettiamo sempre davanti è il costo per giornata di presenza: costi del periodo divisi per le giornate di presenza degli ospiti. Confrontalo con la retta media per giornata e hai subito il margine per ospite, senza aspettare il bilancio.
Per leggerlo bene servono i costi divisi per centro: personale, cucina, lavanderia, utenze, manutenzione. Gli indicatori da guardare ogni mese sono nella guida ai costi di gestione di una casa di riposo. Nella nostra esperienza, quando i conti per ospite non tornano il problema sta quasi sempre a monte, nelle presenze registrate o nell’anagrafica, e non nella formula.
Cosa chiedere al software
Una lista breve, da portare con te alla demo:
- retta calcolata per ospite, con regole diverse per assenze e ricoveri;
- più intestatari della stessa retta, con quote separate;
- fattura elettronica e scadenziario con solleciti;
- esportazione dei dati in un formato che il commercialista sa usare;
- report del costo per giornata e dell’occupazione, senza ricorrere a fogli esterni;
- permessi per utente, con i dati sanitari separati da quelli contabili (lo chiede la protezione dei dati personali, non è una cortesia).
Per le funzioni che esulano dalla contabilità, dalla turnistica alla cartella dell’ospite, c’è la guida alla scelta del gestionale per RSA e case di riposo.
Domande frequenti
Serve un software di contabilità separato dal gestionale della struttura?
Dipende. Se il gestionale registra presenze e rette e le esporta in modo pulito al commercialista, spesso basta. Se invece costringe a ricopiare i dati a mano in un altro programma, ogni mese nascono errori. Verifica la pratica in demo, non solo l’elenco delle funzioni.
Come si gestisce la retta quando l’ospite è ricoverato in ospedale?
Lo decide il contratto di ospitalità: si può prevedere una retta ridotta per il periodo di assenza, per mantenere il posto. L’importante è che la regola sia scritta, che la famiglia la conosca prima, e che il software la applichi in automatico.
Ogni quanto vanno controllati gli incassi?
Noi consigliamo una verifica settimanale delle fatture scadute, e una chiusura mensile che riconcilia fatture ed estratto conto. Un ritardo scoperto dopo tre mesi costa molto di più di uno scoperto dopo tre settimane.
Oggi, se qualcuno ti chiedesse quanto costa una giornata di un ospite nella tua struttura, sapresti rispondere con un numero tuo, calcolato questo mese?